こんにちは！エイの裏側です。
皆さんの周りで「仕事が早いのにミスをしない人」はいませんか？
仕事が早いのにミスをしない人は、ミスを減らすあるコツを実践しているからです。
ミスは、「今後気を付けます」のような注意力で解決できるものではありません。仕事が早くミスが少ない人は、ミスをしない仕組みをきちんと理解しているからミスが少ないのです。
これは仕組みなので、実践すれば誰でも簡単にミスをしない人になれます。
ミスをしない人ほど会社で評価されるでしょう。
ミスをする人としない人では、しない人が周りから信頼されます。
ということは、ミスをしないだけで周りから信頼され評価される人間になれます。
そして、仕事ができる人の仲間入りをすることができます。
今回この記事を見た方は、ミスをしないコツをつかみ、ぜひ今後の生活に生かしてほしいと思います！
うっかりミスの原因
１．過去の失敗が共有されていない
何か重大なミスが起きた時、多くの人は「こんなことが起きるなんて想像もしなかった」「まさかこんなミスが起こるとは思わなかった」といいます。そんな思いがけず起こってしまうミスというのは、重大なミスになってしまうことがあります。
例）
2011年の東日本大震災や福島第一原子力発電所の事故などの不祥事は、全くの想定外が原因で起こることではありません。
福島原子力発電所でも15メートルの津波が来ることは過去の事例から想定できたことでした。しかし、過去に起こった類似の失敗が現在にまで共有されていなかったためミスとなりました。
つまり、以前起こったミスの原因を知っておけば、失敗すること自体を格段に減らすことができます。
２．注意力で解決しようとする
あなたの職場でも「申し訳ありません」「以後気を付けます」などの言葉がはびこっていませんか？
その結果、数週間はミスがなくても、1か月もしたらまた同じミスが発生する。これはよくあるパターンです。
失敗を防ぐためには、注意力に頼ってしまうのは1番してはならないことです。
なぜなら、人の決心や注意力はかなりいい加減です。
仕事をしていても体調不良や空腹、やる気が出ない、プライベートなことを考えたりと常に注意力を持つことは実際にはできません。
３．作業そのものに設計ミスがある
例えば、車の運転をしているとします。
まず「歩行者に最大限注意すること」こういった指示を出します。
次に「ドライブスルーのお店があったら入ること」と指示を出すことを重ねます。
すると歩行者への注意がおろそかになり、必然的に事故にあう可能性は高くなります。
つまりここで言いたいのは、このような注意力が必要な場合、ミスが起こる原因は作業そのものに設計ミスがあります。この場合、事故を起こしてしまったら運転者の技術不足が原因ではなく、重ねた指示を出すことが間違いなのです。
誰かがミスをしたとき、人為的な問題ではなく、その会社のシステム自体がおかしいという場合が多くあります。
そのことを同じ乗り物の例でうまく解決しているのは、パイロットなどです。飛行機の運転は、高い集中力が求められるため人為的なミスが発生しやすいです。
それを防ぐために、現在ではオートパイロットとなっており、パイロットは、離着陸など1番繊細な動作に集中できるようになっています。
こうして集中できる仕組みを作り事故の確率は減りました。
つまり、ミスを起こさない仕組みを作ることが一番重要です。
あなたの職場でも誰かのミスのせいにして、そのミスを繰り返していることってあるのではないでしょうか。
もしかしたらそれは、会社全体の問題である可能性が高いと思われます。
ミスをしないための２つの方法
１．チェックリスト
チェックリストにはデメリットもあります。
それは、作業する人の思考が停止して、常識的には回避できるようなミスが発生してしまうことです。
しかし当然メリットもあります。
それは、複雑な手順の業務をする場合、チェックリストがあることで混乱せずに行えることです。
決まった手順で作業する場合、チェックリストは効率化につながります。
その場合は、日本語版のチェックリストよりもアメリカ版のチェックリスト使うことをおすすめします。
日本語版のチェックリストは、1つの項目に幅があり「ここまでやったけどここから先はまだ」といった状態になりやすいです。この「まだ」という部分が抜けにつながるので、アメリカ版のような1作業1チェックリスト、この仕組みで作るようにしましょう。
２．ダブルチェック
これはよく医療現場で使われていますが、思ったほどの効果はありません。というのも、仕事上で1人が見間違えるポイントは、ほかの人も同じように間違えやすいです。
なので、同じチェックリストで同じようにチェックするとミスにつながります。
そこでどうしたらいいのかというと、チェックリストを同じ項目でやらなければいいのです。
例えば、
一人目が普通にチェックした場合、二人目はチェックリストを逆さまにしてチェックします。逆に読みにくくなるのですが、見る方向が変わるだけでも、一人目が見逃した間違いに気づく確率は格段に上がります。
また、お店の会計などでもよく使われているのが、最初は上から順に計算していって、検算は下から順に計算していくという方法です。
一人は違うやり方でダブルチェックをすることで、ミスは大きく減ります。
このように、チェックリストを使うときは見方を変える、状態を変えることによってミスを格段に減らすことができます。
仕事が早い人の3つの法則
１．仕事が早い人は5秒で動く
やらなければいけないと頭ではわかっていても体が動かない、そんな時ってあるのではないのでしょうか。
そんなときに役に立つのが、5秒で動くという5秒ルールです。
なぜなら人は、5秒後にはやらない言い訳を考え始めるからです。
人間の脳というのは、何かをやる必要があると思ったときに5秒以上考えてしまうと、やらなくてもいい理由を考え始めてしまいます。
朝起きようかなと思っても、布団の中で、「あー、今日は仕事に行きたくないな」「今日使う資料をまだ作れてないな」と思った瞬間に起きれなくなってしまいます。
あるいは、家で仕事をするときも「明日はあの件について上司に許可をとらなければいけないな、めんどくさいな」と考えた瞬間に仕事が手につかなくなります。
私たちの脳というのは、5秒以上考えてしまうとやらない言い訳をごちゃごちゃと作り出してしまいます。
これを防ぎ、5秒以内に行動を移すにはどうすればいいのでしょうか。
答えは簡単です。「３，２，１，GO！」と心の中でカウントするだけです。
大変そうな仕事であっても「３，２，１，GO！」である程度は１歩踏み出すことができます。
このように、自分の脳に先延ばしにする言い訳を与える間もなく仕事を始めることで、仕事のスピードはがらりと変わります。
とにかく５秒以内に強制的に行動してしまうというのがポイントです。
２．仕事が早い人は動きながら考える
多くの人は、何か新しいことを考えたり、難易度の高いことにチャレンジしなければならないとき準備をしますよね。多くの人は、何かを始めるときや難しいことをするとき、慎重になりすぎて準備ばかりしてしまって、時間を無駄にしてしまうのです。
仕事が遅い人というのは、準備ばかりして実際の行動は全然始めない。これがいけないのです。
なぜならば、本当の問題点というのは実際にやってみないとわからないからです。
真の問題点は、動かないと見えてきません。
当たり前なのですが、実際にやってみないとわからないことというのは、非常に多いです。
始める前から、すべてが予想できる人なんていません。
実際にやってみて「ああ、ここが問題なんだ」と初めて気づけることが多いのです。
逆に始める前は、あーだこーだと心配していたけれど、いざやってみると「なんだ、心配することではなかった」と思うことだって結構あるでしょう。行動することが不安でなかなか動けないという人がいますが、本当の課題や問題点を見つけるためにもまず動くことが大切なのです。
そして、動きながら試すことが重要です。
考えなしに行き当たりばったりで行動するのではなく、仮説を立ててそれを検証しながら動くということが大切です。
情報収集が先なのではありません。仮説があって行動してみて、初めて情報収集の必要が生まれます。
ビジネスは、限られた時間の中で成果を出さなければいけません。情報収集に時間をとられていると、結局仕事が遅い人になってしまいます。
仕事が早い人は、あれこれ試し続けているから仕事も早く終わるのです。
動きながら試す。答えは、動いた先にあります。
３．仕事が早い人は他人の時間を上手に使う
皆さんは時間を買うことができるかを知っていますか？
残念ながらどんなにお金持ちでも自分の時間を買うことはできません。
しかし、他人の時間を買うことはできるのです。
どんなに仕事が早い人でも、自分にできることには限界があります。
そこで、仕事が早い人がやっているのは任せるという技です。
それは本当に自分がやるべき仕事か、そういうことを常に考えて自分がやるべきではないとわかったら、どんどん人に任せていく。そうすることで、仕事が劇的に早くなります。
あるイギリスの調査では、本来なら部下でもできる仕事の41％を自分で抱え込んでしまっているようです。
生産性が高いといわれているイギリスでさえそうなのですから、先進国の中で生産性の低い日本ではもっと多くの
「部下でもできる仕事」を自分でやってしまっているはずです。
「下っ端だから人に仕事を頼むことなんてできない」と思っている人もいると思います。
しかし、win₋winの関係が成立するのなら上司にだって仕事は頼めます。
仕事を任せるコツさえつかめば仕事は無限に早くなります。
自分の時間は買えませんが、他人の時間は買えるのでwin₋winの関係が成立するように、人に上手に仕事を任せて
他人の時間を使いましょう。
作業効率が劇的に上がるテクニック
１．重要な仕事は朝一にやらない
朝一は一番頭が働くといわれていますが、朝一にやらなければいけないのは仕事モードへの切り替えです。
あなたは、オンとオフのスイッチを持っていますか。
仕事が早い人は、例外なく仕事モードへの切り替えも早いです。
あなたも仕事モードへと切り替えるスイッチを持ちましょう。
例えば、指を鳴らしたときやコーヒーを飲んだ時、伸びをした後などスイッチとなる動作は何でも大丈夫です。
自分なりの「オンからオフになる仕事スイッチ」を決めてください。そして、仕事モードへのスイッチを押しましょう。
しかし、注意があります。それは、優先順位の高い仕事に取り掛からないということで。
優先順位の高い仕事は、難易度の高い仕事である場合が多く仕事のリズムが崩れがちになります。よしやるぞと気合を入れても、面倒で大変で挫折してしまう可能性もあります。挫折してしまうとそこから仕事が進まなくなってしまいます。
ですから、仕事もまずはウォーミングアップから始めることが大切です。
例えば「スケジュール帳を見て今日の日程を確認する」などといった簡単なことを行ってから優先順位の高い仕事を行います。この簡単なことをする少しの時間があるかどうかで、生産性はがらりと変わります。
朝起きた時に簡単な仕事からすると、脳のエンジンが徐々に温まっていきそのほかの重要な仕事にスムーズに映ることができます。
２．すべての仕事は15分で区切る
有名な仕事を短縮する方法で、ポモドーロ・テクニックというものがあります。
それは、仕事で25分間したら5分休憩するという方法です。
これを繰り返すだけで仕事に集中して続けられます。
仕事のほかにも、勉強、読書、掃除などにも使えます。
この方法を使うだけで驚くほど集中して勉強することができます。
しかし、このやり方はいいと思うけれど会社では使えない。そう思う人もいると思います。
確かにその通りで、日本のオフィスでは25分も仕事に集中し続けたり、勤務中に勝手に5分間の休憩をとることは難しいです。
「よし、これから集中して25分間仕事に集中するぞ」と意気込んでも急に電話がかかってきたり、上司や部下に声をかけられたりしたら集中は途切れてしまいます。
また、1日のうちで何度も5分間休むことは会社ではしにくいでしょう。
そこで「14分間仕事に集中し1分間休憩する」この15分間のサイクルが日本のオフィスでポモドーロ・テクニックを実行するコツです。
15分の間で余った時間は、メール確認や上司との軽い打ち合わせ、やることノートを見て進み具合をチェックするなどこまごまとした仕事に当てましょう。
さらに、1時間に1～2分目を閉じて休憩しましょう。パソコン仕事が多いと目が疲れてしまうからです。目を1～2分休めることで次の仕事で最高のパフォーマンスと集中を発揮することができます。
最後に
チェックリストには、作業する人の思考停止によってミスが発生するデメリットがある。
一方で、煩雑な手順の業務をする場合や決まった手順の作業では混乱を避け効率化につながるメリットがあります。また、日本語版のチェックリストよりもアメリカ版のチェックリストを使用することが推奨され、1作業1チェックリストの仕組みで作成することが望ましいとされています。
ダブルチェックについては、同じチェックリストで同じようにチェックをするとミスにつながるため、チェックリストを異なる順番でやる方法が提案されています。同じチェックリストでも、見方を変えることによってミスが減らすことができます。
また、5秒ルールの方法で人間の脳が5秒以上考えてしまうとやらない言い訳を考え始めるため、5秒以内に行動を開始することが重要であるとされています。心の中で「１，２，３，GO！」とカウントするだけで、大変そうな仕事でもある程度は一歩踏み出せるとされています。
このように今すぐにでも始められる「ミスを少なくして仕事が早い人間」になる方法はたくさんあります。
この中の方法を一つでも試して、ミスを少なくし仕事が早い人間になれるように試してみてほしいと思います。
そして、周りから信頼され会社から評価される人になりましょう！
【参考文献】『仕事が早いのにミスをしない人は、何をしているのか？』 著者：飯野謙次 出版社：文響社
【参考文献】『仕事が速い人は、「これ」しかやらない』著者：石川和男 出版社：PHP研究所